Звернення громадян

Державний архів Рівненської області сьогодні – це потужний інформаційний центр регіону, який слугує широкому суспільному загалу, задовольняє потреби людей у поповненні знань про свій народ, пройдений ним шлях; це багатюще джерело національної гордості, історичного досвіду, віри і перспективи.

Документи – це не лише джерело для вивчення історії, але і підстава для виконання запитів, спрямованих на соціальний захист та забезпечення прав громадян України всіх національностей,  іноземних громадян та осіб без громадянства як на території України, так і за її межами. Надання документної інформації за запитами органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб здійснюється шляхом складання і надсилання інформаційного документа будь-якого виду, за запитами фізичних осіб – видавання або надсилання архівної довідки, архівних копій та архівних витягів.

            До державного архіву Рівненської області щороку надходить  5 – 6 тис. запитів від фізичних та юридичних осіб як з України так і з-за кордону. Найважливіше місце серед них становлять запити щодо репресованих, реабілітованих та депортованих громадян, які постраждали від репресій 30 – 50-х років; підтвердження статусу ветеранів війни, учасників бойових дій, в'язнів гетто, концтаборів, в’язниць, робітників вивезених до Німеччини та інших країн Європи під час Другої Світової війни. Довідки, надані державними архівами, є підставою для визнання прав громадян на компенсаційні виплати та отримання передбачених законодавством пільг. Значення мають як позитивні довідки, що однозначно підтверджують факти переслідування громадян з боку тоталітарних режимів, так і негативні, що засвідчують відсутність в архіві документів про певну особу, і надають можливість підтвердити факти переслідувань іншим шляхом (заявами свідків,судовими рішеннями тощо).

           Захист інтересів і прав громадян України здійснюється також шляхом виконання запитів щодо підтвердження національності або віросповідання. Останнім часом, у зв'язку з міграційними процесами та зростанням національної самосвідомості населення України, кількість таких запитів значно збільшилася.

          Довідки про стаж роботи, навчання, проживання наводяться за архівними фондами відповідних установ, підприємств, учбових закладів. 

         Останнім часом в архівній галузі області відбулися певні зміни. Для зберігання документів тих установ та організацій, які з певної причини були ліквідовані, створюються Трудові архіви. В районах області вже діє 10 таких архівів, що є певною гарантією того, що документи так необхідні людям для забезпечення їх законних прав, будуть збережені.

           Запити соціально-правового характеру, виконуються безкоштовно. На платній основі виконуються тематичні, генеалогічні запити та запити щодо підтвердження майнових прав.

Непрофільні запити – запити, що не відповідають профілю архіву. Архів пересилає непрофільний запит за місцем зберігання затребуваних документів або надає відповідні рекомендації заявникові.                   

Строк виконання запиту  не може перевищувати  30 днів з моменту його реєстрації. З дозволу керівництва архіву з огляду на загальну кількість таких запитів строк виконання може бути продовжено.   

Невідповідність окремих відомостей, що містяться в документах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути перешкодою для внесення їх до тексту довідки. У разі різночитання імен, прізвищ, назв, окремих біографічних фактів наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою “так у документі”. Відсутність імен, по батькові, неможливість розшифрування тексту обумовлюється. У тексті довідки категорично забороняються коментарі, власні висновки та приписки виконавця. Державний архів Рівненської  області видає довідки або копії документів лише тих підприємств, установ та організацій, документи яких знаходяться на державному зберіганні у архіві.  

Архів виконує запити лише за наявністю письмового звернення (заяви), яке подається у стіл довідок архіву, або надходить поштою та складаються на ім’я директора Державного архіву Рівненської області. У заяві обов’язково вказується: прізвище, ім’я, по батькові, повна адреса, номер телефону заявника. При особистому зверненні до архіву необхідно мати документ, що засвідчує особу.

На виконання звернень громадян у більшості випадків надаються архівні копії, архівні витяги та архівні довідки.                                                                      

 Архівна довідка – підготовлений за запитом споживача і офіційно засвідчений архівом документ, що має юридичну силу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту на підставі документів архіву із зазначенням їх пошукових даних.      

 Архівна копія – офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне знакове відтворення тексту письмового або зображення графічного архівного документа.

Архівний витяг – офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне знакове відтворення частини тексту письмового або зображення графічного архівного документа, що стосується певного питання, факту або особи.                                         

Робота Державного архіву Рівненської області зі зверненнями громадян в 2011 році проводилась відповідно до Закону України «Про звернення громадян», розпоряджень голови обласної державної адміністрації про роботу із зверненнями громадян та інших нормативно-правових актів.                 

Стан роботи із зверненнями громадян у 2011 році був проаналізований на засіданнях 4-х колегій Державного архіву Рівненської області. Звіти за цим напрямком роботи постійно подаються до обласної державної адміністрації, Державної архівної служби України, розглядаються на щотижневих виробничих нарадах.                                

 В Державному архіві області керівництвом здійснюється особистий прийом громадян відповідно до графіка, затвердженого наказом директора від  23 березня 2010 року № 12. Інформація про графік особистого прийому розміщений у приміщеннях двох корпусів та дотримується. Ведеться журнал обліку усних звернень під час таких прийомів.  Загальний прийом громадян проводиться у визначені дні в спеціально обладнаних приміщеннях – столах довідок, які розміщені на перших поверхах обох корпусів.         Директором архіву під особистий контроль взяті звернення ветеранів війни та праці, інвалідів, громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, членів багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.                                                                                     

У 2011 році переважну більшість становлять запити соціально-правового, тематичного, генеалогічного характеру. Найбільш запитуваними є документи про відведення земельних ділянок, підтвердження права власності на нерухоме майно, стаж та заробітну плату, відомостей про народження, шлюб та смерть. Всього від громадян і установ за 9 місяців 2011 року надійшло 1819 зверненнь та запитів, підготовлено 2428 (з урахуванням грудня 2010 р.) відповідей. З них тематичних – 141, за актами цивільного стану – 346, соціально-правових – 1675, генеалогічних - 43.                                                                                                                              

Для реєстрації звернень ведеться журнальна реєстрація згідно з Класифікатором звернень громадян.

         Працівниками архіву надається практична допомога конкретним особам щодо місця знаходження, або можливого місця знаходження документів ліквідованих установ, надання адрес архівних установ в інших містах.

          Заступником директора архіву, начальником відділу використання інформації документів постійно контролюються терміни виконання запитів та якість підготовлених відповідей. Узагальнююча інформація про досвід та помилки у виконанні запитів розглядаються на виробничих нарадах працівників відділу використання, що сприяє покращенню якості та швидкості виконання.